در این مقاله به بررسی ساختار سازمانی روابط عمومی در بخش خصوصی می پردازیم.
- برگزاری جلسات و جلسات توجیهی
- بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌ها
- نشریات
- روزنامه‌ها و خبرنامه‌ها و کتابچه‌های ویژه
- برنامه‌های سمعی و بصری و اینترنت
- کنفرانسها
- برنامه‌های مخصوص کارکنان
- مسائل ویژه
برگزاری جلسات و جلسات توجیهی
جلسه برای افراد مختلف معانی متفاوتی دارد. ساختار جلسه باید بر اساس پیامی منطقی باشد و موضوعات مرتبط با آن را پوشش دهد. استفاده از مواد تکمیلی به جبران نقیصه‌های جلسه یا مواد چاپی که موجب خراب شدن جلسه می‌شوند، کمک می‌کند. سطح هر جلسه و یا جلسه توجیهی با تشویق شرکت‌کنندگان به مطرح کردن سؤالات بالاتر می‌رود زیرا اینکار اغلب به ترتیب‌دهندگان نشان می‌دهد که حضار تا چه حد به موضوع جلسه توجه دارند.بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌ها: بخشنامه‌ها اصلی‌ترین مورد ارتباطی هستند که ایجاد آنها ارزان و آسان است و به مهارت خاصی بجز توانایی ارتباط مؤثر با زبان استاندارد انگلیسی و یا هر زبان محلی دیگر، نیاز ندارد. کیفیت اصلی در رابطه با اطمینان از این نکته است که بخشنامه به طور مناسب پخش شده و توسط مخاطب هدف خوانده شود.
بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌ها
همچنین بخشنامه باید تاریخ و شماره سری داشته باشد و اگر کسی بطور مرتب جلو رسیدن بخشنامه به مخاطب هدف خاصی را بگیرد، می‌توان آن را از بخشنامه‌های معمول دیگر شناسایی کرد. شماره‌گذاری دنبال هم به شناسایی بخشنامه کمک می‌کند و همچنین مخاطبان می‌توانند متوجه شوند که تمام بخشنامه‌ها را خوانده باشند. اطلاعات تایپ شده برای بخشنامه بهتر است چون باید به روز و سریع و گاه با فوریت باشد. در واقع بخشنامه ابزار ارزان قیمتی است که بهتر از بسیاری رسانه‌های پیچیده به مخاطب هدف دسترسی می‌یابد. یک نکته مهم این است که رئیس هر دپارتمان، شعبه یا موقعیت باید یک کپی از بخشنامه را نگه دارد تا در مواقع لازم بتوان به آن استناد کرد.
نشریات
نشریات مربوط به کارکنان می‌تواند یک یا چند نمونه باشد مانند خبرنامه، روزنامه، یا مجله که هر کدام نه تنها بر اساس اندازه سازمان، بودجه اختصاص یافته یا حتی نوع مخاطبان به طور قابل ملاحظه‌ای با یکدیگر تفاوت دارند بلکه مهمتر از آن وظیفه‌ای است که از هر نشریه مربوط به کارکنان انتظار می‌رود.
روزنامه‌ها و خبرنامه‌ها و کتابچه‌های ویژه
تقریباً هر سازمانی نوعی نشریه برای خود دارد که طیف آن از نظر کیفیت متفاوت است از ورقه‌های چاپی اخبار داخلی شرکت که از سوی منشی‌ها آماده‌سازی می‌شود تا نشریات بسیار حرفه‌ای که از نظر کیفیت با بهترین روزنامه‌ها و مجلات رقابت می‌کنند. اهداف و فلسفه روزنامه‌های مهم شرکتی مانند خود روزنامه‌ها با یکدیگر تفاوت دارد. به طور کلی روزنامه کارکنان باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
- اخباری در مورد محصولات شرکت
- گزارشات مالی انتشار یافته شرکت
- داستانهایی در مورد توسعه کارخانه، مایملکها و غیره
- اخباری در مورد تغییر مدیران، ترویجها و غیره
- مقاله‌های ویژه درباره کارکنانی که عملکردهای برجسته داشته‌اند
- مقالاتی که شرکت در جوامع را تشویق می‌کند
- مقالاتی که در باره امنیت کار و برنامه‌های مشابه بحث می‌کند
شرکت بزرگی که کارخانه‌های زیادی در شهرهای مختلف دارد ممکن است یک روزنامه شرکتی برای توزیع میان همه کارکنان و همچنین یک روزنامه مخصوص کارخانه در موقعیتهای مهم داشته باشد. بعضی شرکتها برای روزنامه‌های کارخانه خدمات ویراستاری ارائه می‌دهند.
خبرنامه
خبرنامه‌ها در اصل روزنامه‌های کوچک هستند اگرچه پر کردن یک صفحه A4 به شکلی جذاب دشوار است و نمی‌توان در آن تیترهای بزرگ و پررنگ و چشمگیر بکار برد یا داستانها را به ترتیبی زیبا در صفحه اول جا داد اما برای خوانندگان اندازه آن مناسب بوده و نسبت به روزنامه نگهداری آن آسانتر است.
عکاسی
عکاسی نه تنها در نشریات کارکنان دارای اهمیت است بلکه در دیگر جنبه‌های روابط عمومی هم اهمیت دارد. تصاویر خوب سبب ارتقا ارتباطات می‌شوند. عکاسی خوب نیز مانند دیگر فعالیتهای روابط عمومی به برنامه‌ریزی از قبل نیازمند است. عکاسی فعالیتی بسیار حرفه‌ای است. و از دید روزنامه نگاری، اغلب عکس بیشتر از نوشتار توجه را جلب می‌کند. بنابراین افراد روابط عمومی مسئول تهیه روزنامه یا کارهای تبلیغی، باید به عکاسی اهمیت دهند. چیزهایی که در این رابطه باید در نظر داشت عبارتند از:
- از عکاسی برای به تصویر کشیدن یک داستان استفاده می‌شود.
- اگر از نظر زمان و پول امکان آن وجود داشته باشد باید عکسهای زیادی گرفته شده و بعد از میان آنها تعدادی انتخاب شوند.
- تصاویر که در حالتهای طبیعی گرفته شوند معمولاً تأثیر ارتباطی بیشتری دارند.
- تصاویری که در قالب نوشته‌ها قرار داده شوند نتایج بهتری دارند.
- باید برای عکاسی زمان مناسبی در اختیار عکاسان قرار داده شود.
- عکسی که از یک کنفرانس خبری گرفته می‌شود باید بر هر دو شخصی که با یکدیگر گفتگو می‌کنند، تأکید داشته باشد.
- در عکسهای تبلیغاتی محصول، می‌توان از اشیا زیبا که مناسب تصویر باشند در کنار محصول استفاده کرد.
برنامه‌های سمعی و بصری
سازمانها برای پیام‌رسانی به نوارهای صوتی و تصویری توجه دارند. کارکنان به گوش دادن به رادیو و تماشای تلویزیون عادت دارند بنابراین امروزه این به راهی برای انتقال اطلاعات تبدیل شده است. با این وجود این کار عواقب زیادی داشته است، زیرا اگر هدف پیام خود رسانه باشد تأثیر این دو نوع ارتباط افزایش بیشتری می‌یابد. هر دو از کارهای نوشتاری زنده‌تر هستند و کسی که پیام را ارائه می‌دهد حس شخصیت بیشتری ایجاد می‌کند، اما هیچگاه کاملاً جایگزین کلمات نوشتاری نمی‌شوند. هزینه تولید ویدئو را می‌توان با انواع مختلفی از نوارهای ضبط شده پایین آورد و اگرچه قیمت نوارها زیاد فرقی با هم ندارد اما دسترسی و هزینه ویرایش آن فرق می‌کند. همچنین می‌توان با نگاهی به تعداد اعضای تیم ویدئو هزینه را کنترل کرد. تعداد افراد تیمهای خبری تلویزیون خیلی کمتر از همتاهای آنها در بخش آماده‌سازی مستندها است. یک نفر باید اطمینان یابد که مخاطبان می‌توانند برنامه‌های فرستاده شده بر روی آنتن را ببینند یا گوش کنند یا مطمئن شود که تجهیزات لازم در محل کار فراهم است و تمامی کارکنان برای شنیدن یا دیدن پیام وقت خالی دارند.
یک مزیت مهم برنامه‌های ویدئویی و در حد کمتر از آن شنیداری این است که مخاطبان با شخصیت مدیری که با آن مصاحبه شده است احساس نزدیکی بیشتری می‌کنند. مزیت پخش ماهواره‌ای این است که برنامه‌های تأثیرگذار تلویزیونی را با فوریت لازم پخش می‌کنند. برای سودمندی بیشتر، به یک استودیو تلویزیونی و همچنین پشتیبانی حرفه‌ای برای آن نیاز هست. بهترین زمان معرفی پخش ماهواره‌ای برای جوامع داخلی زمانی است که تجهیزات ویدئویی نیاز به جایگزینی دارند و می‌توان با پرداخت هزینه آنها را با دیش ماهواره جایگزین کرد.
کنفرانسها
کنفرانسهای سالانه یا شش ماهه برای کارکنان اغلب محدود به نیروهای فروش یا فقط مدیران می‌شود. بسیاری از سازمانها مزیت برگزاری کنفرانس در جایی به غیر از سازمان را دریافته‌اند. محل و شکل کنفرانس باید مطابق با نیازهایی ارتباطی مورد نیاز سازمان باشد.خود مکان می‌تواند پیامی را منتقل کند، زیرا بردن نیروی فروش به منطقه‌ای خوش آب و هوا می‌تواند نشانه قدردانی از عملکرد شایسته آنها باشد.
متخصصان برگزاری جلسات و کنفرانسها امروزه در دسترس هستند که خصوصاً برای سازمانهایی مهم است که بر تأثیرگذاریهای خاص تأکید دارند.
کنفرانسهای غیرمعمول و کم: این کنفرانسها که سالانه یا هر شش ماه برگزار می‌شود و مزیت آن گرد هم آمدن تعداد قابل توجه از افرادی است که ممکن است بندرت یکدیگر را ملاقات کنند. مهمترین امتیاز برگزاری کنفرانس این است که از ویدئو شخصی‌تر است، شرکت‌کنندگان می‌توانند به آن پاسخ دهند، و اگر لازم باشد یک محصول جدید نمایش داده شده و یا استفاده از آن آموزش داده می‌شود، که انجام آن در کنفرانس نسبت به ویدئو بسیار آماده‌تر است.
از جمله معایب کنفرانسها این است که بدون فراهم کردن یک فرصت کسب و کاری، کارکنان را از انجام وظایف عادی خود دور می‌کند که هم از نظر مالی و هم از نظر فرصت هزینه‌‌بر است.
برنامه‌های مخصوص کارکنان
در بسیاری شرکتها اغلب مسئولیت برگزاری برنامه‌های ویژه به پرسنل روابط عمومی واگذار می‌شود. این برنامه‌ها شامل موارد زیر است:
- تلاش برای نشان دادن کارکنان به عنوان یک فرد، که برای انجام فصلت کار خود مسئولیت دارند.
- چنین برنامه‌هایی توضیح می‌دهند که رفاه اقتصادی یک شرکت جزء جدایی ناپذیر کار کارکنان است.
- چنین برنامه‌هایی به شناسایی و پاداش به کارکنانی با کار برجسته اقدام می‌کند.
- چنین برنامه‌هایی هم کارگران کارخانه‌ها هم کارکنان اداری و همچنین کارگران ساعتی را دربرمی‌گیرد.
- در این برنامه‌ها از روشهای استاندارد ارتباطات استفاده می‌شود. معمولاً اطلاعیه آغاز آن از سوی مدیرکل با نامه، یا روزنامه یا بولتن به اطلاع کارکنان می‌رسد.
- گزارش نتایج برنامه به صورت بازخورد به اطلاع کارکنان می‌رسد.
- معمولاً این برنامه‌ها تلاش می‌کنند تا برای کارکنان جذاب بوده و آنها به کار خوب خود افتخار کنند.
نویسنده: دکتر آرش سلطانعلی
